Ajouter des membres (manuellement ou par importation)

Ajouter des membres (manuellement ou par importation)
Dernière mise à jour: 31 mars 2017, 10:05

Dans cet article : 

Ajouter un membre manuellement

Dans le menu « Membres », sélectionnez l’option « Nouveau membre ». Entrez une à une les informations du membre et associez-le à un ou plusieurs groupes. Cliquez « Sauvegarder » pour confirmer.
 
Note : Vous avez essayé d'ajouter un nouveau membre et le système vous indique qu'il est déjà existant ou qu'il s'agit d'un membre orphelin, désabonné ou d'une adresse erronée? Cliquez ici pour savoir comment retrouver votre membre.
 

Importer une liste de membres

À la création de votre compte, importer vos membres est le moyen le plus rapide pour commencer à envoyer vos courriels. Il est toutefois important de suivre les étapes et le format recommandé pour que tout se déroule sans complication.

Préparer vos contacts pour l'importation


Pour obtenir de l'aide pour exporter vos contacts enregistrés dans votre logiciel courriel, cliquez ici.

Si vos contacts sont déjà prêts à l'importation, cliquez ici pour accéder aux étapes de l'importation à partir de l'application.

Pour importer vos contacts dans Cyberimpact, vous pouvez soit  :

  1. Enregistrer vos contacts dans un fichier de format accepté par l'application.  
    Voici les formats acceptés :
    - CSV (données séparées par des virgules);
    Pour usager Windows : CSV (séparateur : point-virgule) (*.csv)
    Pour usager Mac : CSV (Windows) (séparateur : point-virgule) (.csv)
    - TSV (valeurs séparées par des tabulations);
    - TXT (fichier texte).
     
  2. Regrouper vos contacts dans un fichier Excel dont vous copierez et collerez les données dans Cyberimpact.

Il n'y a pas de limite à respecter quant au nombre de colonnes permises et il n'y a pas d'ordre de présentation à respecter pour celles-ci.

Même s'il n'y a pas de limite au nombre de colonnes permises dans votre fichier, un maximum de 15 colonnes pourront être sélectionnées parmi elles lors de l'importation. De ces 15 colonnes, seule la colonne contenant l'adresse courriel de votre membre est obligatoire, le reste des colonnes sont facultatives. Réservez une seule colonne par champ.

Voici les informations que vous pouvez inclure dans l'importation (vous n'avez pas besoin de respecter cet ordre) :

ATTENTION : Les colonnes avec un astérisque ont un format obligatoire à respecter !

  • Courriel (le seul champ obligatoire);
     
  • Prénom;
     
  • Nom;

    Conseil : Si vous avez le prénom et le nom de votre membre dans la même colonne, nous vous suggérons de les séparer en deux colonnes pour importer l'information dans les bons champs dans la fiche de votre membre. Pour savoir comment faire, cliquez ici.
     
  • *Langue : inscrivez "fr" pour chaque membre français et "en" pour chaque membre anglais;

    Conseil : Nous vous recommandons de faire une importation pour vos contacts français (dans un groupe français) et une autre pour vos contacts anglais (dans un groupe anglais).Si vous n'inscrivez aucune langue, votre membre n'aura pas de langue définie dans sa fiche. S'il utilise l'option de "Désabonnement" ou "Envoyer à un ami" dans un envoi reçu, les pages par défaut et les formulaires s'afficheront dans la langue de l'envoi.
     
  • *Genre : inscrivez "m" pour un homme et "f" pour une femme;;
     
  • *Date de naissance : la date doit être inscrite selon le format suivant AAAA-MM-JJ;
     
  • Code postal (10 caractères maximum);
     
  • Note;
     
  • *Date de consentement : la date doit être inscrite selon le format suivant AAAA-MM-JJ;;
     
  • Preuve de consentement ;
     
  • Champs personnalisés 1 à 5;

Note : Il n'est pas nécessaire de mettre une entête de colonne lors de la préparation de vos données. Cependant, cela pourrait vous aider à identifier les colonnes à importer lorsque vous compléterez l'importation dans l'application.

* Champs avec un format à respecter :

Voici un exemple de la façon d'inscrire l'information dans les 4 champs (voir ci-haut les champs qui ont un astérisque) qui ont un format obligatoire  à respecter :

Le non-respect du format requis dans un de ces champs pourrait occasionner des lignes invalides dans le rapport d'importation.

Champs associés au consentement des membres :

Pour vous aider à gérer vos contacts par rapport à la loi anti-pourriel canadienne C-28, vous pouvez ajouter à votre importation une colonne contenant les renseignements concernant la preuve de consentement d'un membre (par exemple : titre du formulaire papier, le nom du concours, lien du site Web où vous avez trouvé l'adresse, l'achat effectué, le contrat signé...) et une colonne contenant la date de l'obtention de celle-ci.

Si plusieurs de vos membres doivent avoir la même information pour la preuve et la date de consentement ou si vous ne possédez pas l'information pour certains de vos contacts, vous pourrez indiquer une preuve de consentement et une date de consentement par défaut pour l'ensemble des membres de votre fichier ou pour ceux dont l'information est manquante.

Vous pouvez aussi laisser ces champs vides, mais ce n’est pas l’idéal pour respecter la loi C-28.

Note : Nous vous recommandons de préparer un fichier d'import par catégorie de contacts. Voir les types de listes que vous pouvez importer.

Champs personnalisés :
Il y a 5 champs dans la fiche des membres que vous pouvez personnaliser selon vos besoins. Pour déterminer à quoi servira chacun de ces champs, vous pouvez d'abord personnaliser leur libellé.

Pour ce faire :

  1. Ouvrez le menu "Configuration" et sélectionnez "De l’application" dans la liste.
  2. Dans la section "Libellés des champs personnalisés", les champs supplémentaires s’affichent.
  3. Inscrivez le titre de chaque champ.
  4. Une fois que vous avez indiqué les titres de vos champs, cliquez sur "Sauvegarder" pour les enregistrer.

Importer vos contacts dans votre compte

Pour ce faire, allez dans le menu "Membres" et choisissez "Importer".

Étape 1 : Sélectionner le type de liste que vous souhaitez importer

 

Sélectionnez le type de liste à importer. Il s'agit de la provenance des contacts de votre fichier d'importation. En fonction de votre choix, notre outil ajoutera l’information nécessaire à chaque contact en lien avec la loi C-28.

Vous avez le choix entre différentes sources de consentements tacites et de consentements exprès

Idéalement, effectuez une importation par type de listes. Si vos contacts proviennent de différentes sources et que vous n'êtes pas en mesure de les différencier dans votre liste, mais que vous pouvez confirmer que ces derniers désirent recevoir vos communications, choisissez "Liste mixte".

Voici les différents choix disponibles :

  • Consentement exprès : Tous les contacts inscrits dans cette liste vous ont donné leur consentement à recevoir vos courriels et vous avez la preuve de ce consentement.
     
  • Clients actifs : Tous les contacts inscrits dans cette liste sont des clients actifs que vous facturez présentement
     
  • Clients inactifs : Tous les contacts inscrits dans cette liste sont des clients inactifs que vous ne facturez plus présentement
     
  • Demande d'information : Tous les contacts inscrits dans cette liste vous ont fait des demandes d’information ou de soumission, mais ne sont pas clients présentement.
     
  • Cartes d'affaires : Vous possédez toutes les cartes d’affaires des personnes inscrites sur cette liste et les courriels commerciaux que vous allez leur faire parvenir sont en lien avec le secteur d’activité de leur entreprise ou les fonctions de la personne.
     
  • Membres d'une association : Tous les contacts inscrits dans cette liste sont membres de votre association
     
  • Employés : Tous les contacts inscrits dans cette liste travaillent pour votre entreprise. 
     
  • Partenaires : Tous les contacts inscrits dans cette liste sont des partenaires avec qui vous entretenez des rapports actuels et le message que vous allez leur faire parvenir concerne les activités de votre partenaire.
     
  • Liste de courriels publics : Liste de courriels affichés publiquement en ligne sans mention d’interdiction de leur envoyer des messages commerciaux non-sollicités. Les courriels commerciaux que vous allez leur faire parvenir sont en lien avec le secteur d’activités de leur entreprise ou les fonctions de la personne.
     
  • Liste d'adresses achetée : Vous avez une garantie de conformité à la loi anti-pourriel de la part du vendeur de votre liste attestant que chaque personne sur cette liste a donné son consentement exprès à recevoir des courriels promotionnels de la part de partenaires.
     
  • Participants à un concours : Liste de participants à un concours qui ont coché une case confirmant qu’ils désirent recevoir vos courriels promotionnels (conservez les preuves).
     
  • Liste mixte : Les contacts de cette liste proviennent de différentes sources, mais vous pouvez confirmer que ces derniers désirent recevoir vos communications courriel. 

Pour en savoir plus sur les sources de consentement, cliquez ici.

Étape 2 : Sélectionner le type d'importation désiré

 

Cliquez sur le bouton "Choisir" pour sélectionner le type d'importation désiré. Puis, suivez les indications suivantes selon le type d'importation choisie :

  • Importer un fichier :



    1. Cliquez sur « Parcourir » pour choisir le fichier à importer.
    * Votre fichier doit être enregistré sous forme CSV , TSV ou TXT.
    2. Modifiez au besoin le délimiteur de colonne.
    3. Cliquez sur "Continuer".
     
  • Copier/Coller d'Excel :



    1. Copiez le contenu de votre fichier d'import dans Excel et collez-le dans l'espace prévu dans l'application.
    2. Cliquez sur "Continuer".

Étape 3 : Sélectionner les informations à importer

Associer et activer les colonnes à importer :

  1. Dans l'aperçu des données de votre fichier ou du copier-coller de vos contacts, cochez "Activer cette colonne" pour sélectionner chaque colonne contenant l'information que vous souhaitez importer. Déplacez le curseur de gauche à droite pour voir l'ensemble des colonnes disponibles.

    Vous pouvez suivre le nombre de colonnes activées par rapport au nombre de colonnes disponibles en haut de l'aperçu de données.

    Les colonnes qui ne seront pas activées ne seront pas prises en compte lors de l'importation.

    Note : Vous pouvez cocher "Afficher seulement les colonnes actives" pour visualiser dans l'aperçu seulement les colonnes que vous avez sélectionnées pour l'import.


     
  2. Associez chaque colonne activée à un champ de la fiche de membre en choisissant un élément parmi la liste déroulante.

Note : Vous devez avoir une colonne associée au champ "Courriel" pour que votre importation fonctionne. Il est possible que le système détecte automatiquement cette colonne et l'active pour vous.

Pour en savoir plus sur les champs que vous pouvez importer.

Choisir une date de consentement et une preuve de consentement par défaut pour les contacts dont vous n'auriez pas cette information dans votre document

Pour respecter la loi C-28, vous devez, pour chaque client, fournir une date et une preuve de consentement. Si votre document contient déjà ces informations, associez tout simplement vos colonnes aux champs Date et Preuve de consentement en suivant les instructions de l'étape précédente.

Si vous n’avez pas ces informations dans votre document, vous pouvez en ajouter par défaut à l’ensemble de votre liste.

Par exemple, vous avez exporté votre liste de clients actifs en date d’aujourd’hui dans votre système, sélectionnez cette date. 

Pour la preuve, vous pouvez décrire comment vous avez obtenu le consentement des contacts. Exemple : "importation de la liste des clients actifs de notre CRM" ou encore "renouvellement de contrat".

Vous pouvez aussi laisser ces champs vides, mais ce n’est pas l’idéal pour respecter la loi C-28.
 

Sélectionner si vous souhaitez mettre à jour ou non les membres déjà existants dans votre compte

 

Tout d'abord, que veut-on dire par membres existants? Cela peut être :

  • un membre actif déjà présent dans le ou les groupes que vous allez sélectionner lors de l'importation;
  • un membre actif déjà présent dans un autre groupe que ceux sélectionnés au moment de l'import;
  • un membre orphelin.

Note : Dans votre compte, chaque adresse courriel possède une fiche unique de membre, c'est- à-dire que cela demeure la même fiche peu importe dans quel groupe cette adresse se  trouve.

Vous devez donc sélectionner un des choix suivants  :

  • Oui : Importer la liste complète des adresses courriel en mettant à jour la fiche des membres déjà existants dans votre compte.
  • Non, mais je veux les ajouter aux groupes sélectionnés : Importer la liste complète des adresses courriel sans mettre à jour la fiche des membres déjà existants dans votre compte.
  • Non, ajouter uniquement les nouveaux membres : Importer seulement les adresses courriel qui ne sont pas reconnues comme déjà existantes dans votre compte.

Pour plus de renseignements sur ces options, référez-vous aux bulles d'aide qui apparaissent automatiquement lorsque vous passez votre curseur sur les différents choix.

Cliquez ensuite sur "Continuer".

Étape 4 : Sélectionner le(s) groupe(s) cible(s) pour votre importation

 

Sélectionnez, parmi la liste, le ou les groupes dans lesquels vous désirez ajouter vos contacts. Il est important de mentionner que si vous avez des groupes dynamiques à votre dossier, ceux-ci ne figureront pas à la liste des groupes que vous pouvez sélectionner puisque les groupes dynamiques se mettent à jour de manière automatique.

Vous pouvez également créer un nouveau groupe à partir de cette étape en cliquant sur "Créer un groupe". Donnez-lui un nom et confirmez sa langue, puis faites "Ok" pour l'ajouter. Il sera automatiquement sélectionné pour l'import.

Note : Vous pouvez modifier l'ordre de tri pour trouver plus facilement vos groupes.

Cliquez sur "Importer". L’importation débutera dès lors et vous pourrez continuer à naviguer dans l’application en attendant. Un rapport s'affichera à votre écran lorsqu'elle sera terminée.

Étape 5 : Visualiser le résultat de votre importation

Voici la fenêtre qui s'affiche lorsque votre importation est terminée :


 

  • Courriels ajoutés : nombre de nouvelles inscriptions correctement importées.
     
  • Courriels existants : nombre de membres déjà présents et actifs dans votre compte. Selon l'option choisie pour la mise à jour des membres existants, ils auront été ajoutés ou non dans les groupes cibles de votre importation.
     
  • Courriels désabonnés : nombre de membres déjà existants et qui se sont désabonnés. Ces membres ne seront pas réabonnés à la suite de votre importation.

    Note : Vous pouvez cliquez sur le chiffre pour consulter la liste des courriels désabonnés. Dans le fichier Excel qui s'ouvrira, le système vous donnera le numéro de la ligne où se trouve l'adresse dans votre fichier d'importation ainsi que le courriel.
     
  • Courriels avec adresses erronées : nombre de membres déjà existants dans votre compte dont l'adresse est déjà connue comme étant erronée, c'est-à-dire que l'adresse se trouve déjà dans vos membres inactifs, dans la section des "Adresses erronées". Ces adresses ne seront pas ajoutées dans le ou les groupes sélectionnés lors de l'import.

    Note : Vous pouvez cliquez sur le chiffre pour consulter la liste des adresses erronées contenues dans votre fichier. Dans le fichier Excel qui s'ouvrira, le système vous donnera le numéro de la ligne où se trouve l'adresse dans votre fichier d'importation ainsi que le courriel.
     
  • Lignes invalides : nombre de lignes qui ne semblent pas respecter le format requis de certaines colonnes ou la syntaxe de l'adresse (ex. : pas d’adresse courriel, mauvaise quantité de champs, oublier le "@" dans l'adresse etc.).

    Note : Si nécessaire, vous pouvez cliquez sur le chiffre pour consulter les lignes invalides. Dans le fichier Excel qui s'ouvrira, le système vous donnera le numéro de la ligne dans votre fichier d'importation où se trouve la problématique, la raison pour laquelle l'entrée n'a pas pu être importée ainsi que toutes les informations contenues dans celle-ci. Ainsi, vous pourrez corriger ces données et les importer à nouveau.

    Note pour les importations avec fichier : Si toutes les lignes de votre fichier sont invalides et que vous avez respecté le format des colonnes et la syntaxe des adresses, c'est peut-être que vous avez choisi le mauvais délimiteur de colonne. Réessayez donc l'importation en modifiant le délimiteur de colonne.

Il est important de noter que les courriels désabonnés et les courriels avec adresses erronées figurent déjà à votre compte. L'application fait une vérification des doublons et ne réactive pas comme membre actif les adresses se trouvant dans ces catégories de membres inactifs.

Conclusion

Voilà, c’est terminé! Nous vous suggérons d’aller vérifier vos groupes pour vous assurer que l’importation a donné les résultats escomptés.
 
Avez-vous reçu un message vous disant que votre liste est refusée? 
 
Contactez notre soutien technique pour plus d’information.

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